bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut

TL;DR

Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut nota kontan. Nota kontan diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran sudah dilakukan tunai pada saat itu juga. Selain nota kontan, kuitansi juga sering digunakan sebagai bukti pembayaran tunai, meskipun keduanya punya fungsi yang sedikit berbeda dalam pencatatan akuntansi.

Dalam pelajaran akuntansi maupun praktik bisnis sehari-hari, pertanyaan ini cukup sering muncul: bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut apa? Jawabannya adalah nota kontan. Dokumen sederhana ini punya peran yang lebih penting dari yang kelihatan karena tanpa nota kontan, sebuah transaksi tunai tidak punya jejak tertulis yang bisa diverifikasi, dan ini bisa menjadi masalah baik untuk pencatatan keuangan maupun keperluan perpajakan.

Pengertian Nota Kontan

Nota kontan adalah dokumen bukti transaksi yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli pada saat terjadinya transaksi jual beli secara tunai. Kata “kontan” sendiri berarti pembayaran dilakukan langsung di tempat, tidak ada utang atau piutang yang tersisa setelah transaksi selesai. Itulah yang membedakan nota kontan dari faktur atau invoice yang digunakan untuk transaksi kredit.

Nota kontan biasanya dibuat rangkap dua: lembar asli diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian, sementara lembar kedua disimpan oleh penjual untuk pencatatan pembukuan dan arsip. Menurut Mekari Jurnal, nota kontan menjadi dokumen sumber yang dimasukkan ke jurnal pengeluaran kas (dari sisi pembeli) atau jurnal penerimaan kas (dari sisi penjual) pada hari yang sama dengan transaksi.

Komponen yang Harus Ada dalam Nota Kontan

Meskipun tidak ada format baku yang diwajibkan oleh pemerintah untuk nota kontan biasa, ada beberapa informasi minimum yang harus tercantum agar nota kontan bisa berfungsi sebagai bukti transaksi yang valid:

Nama dan alamat penjual (toko, perusahaan, atau nama perorangan)
Nomor nota yang berurutan
Tanggal transaksi
Nama atau identitas pembeli (tidak selalu wajib untuk transaksi ritel kecil)
Rincian barang atau jasa: nama, jumlah, harga satuan, dan subtotal
Total pembayaran yang harus diselesaikan
Keterangan bahwa pembayaran sudah dilakukan secara tunai
Tanda tangan atau cap penjual

Untuk transaksi yang nilainya kecil di level ritel seperti minimarket atau warung, nota kontan bisa berupa struk kasir yang dicetak mesin. Untuk transaksi yang lebih besar antar bisnis, nota kontan biasanya berbentuk lembar tertulis atau tercetak dengan format yang lebih lengkap.

Perbedaan Nota Kontan dan Kuitansi

Dua dokumen ini sering disamakan karena sama-sama berkaitan dengan pembayaran tunai, tapi keduanya punya fungsi yang berbeda dalam konteks akuntansi.

Nota kontan adalah bukti terjadinya transaksi jual beli. Fokusnya pada barang atau jasa apa yang dibeli, berapa jumlahnya, dan berapa harganya. Nota kontan diterbitkan dari sudut pandang penjual yang menyerahkan barang.

Kuitansi adalah bukti penerimaan uang. Fokusnya pada fakta bahwa uang sudah berpindah tangan. Kuitansi menekankan bahwa penjual sudah menerima pembayaran, dan pembeli sudah tidak punya kewajiban bayar lagi. Menurut Paper.id, dalam banyak transaksi tunai skala kecil, nota kontan dan kuitansi digabung menjadi satu dokumen. Tapi dalam transaksi yang lebih besar atau ketika ada kebutuhan bukti yang lebih formal, keduanya diterbitkan secara terpisah.

Jenis-Jenis Bukti Transaksi dalam Akuntansi

Nota kontan hanya satu dari berbagai jenis bukti transaksi yang digunakan dalam pencatatan akuntansi. Secara umum, bukti transaksi dibagi menjadi dua kategori: bukti internal (dibuat dan digunakan di dalam perusahaan) dan bukti eksternal (dipertukarkan antara perusahaan dan pihak luar).

Bukti transaksi eksternal yang paling umum ditemui meliputi:

Nota kontan: Bukti pembelian tunai, dibuat penjual untuk pembeli.
Kuitansi: Bukti penerimaan pembayaran, dibuat penerima uang untuk pembayar.
Faktur (invoice): Tagihan untuk transaksi kredit, menunjukkan barang yang dikirim beserta total yang harus dibayar.
Nota debit: Dibuat pembeli untuk meminta pengurangan utang saat ada retur pembelian.
Nota kredit: Dibuat penjual sebagai konfirmasi pengurangan piutang setelah menerima retur.
Cek: Perintah tertulis kepada bank untuk membayar sejumlah uang kepada pihak tertentu.
Bilyet giro: Perintah pembayaran non-tunai antar rekening bank.

Sementara itu, bukti transaksi internal meliputi bukti kas masuk (untuk mencatat uang yang masuk ke perusahaan), bukti kas keluar (untuk mencatat uang yang keluar), dan memo (catatan internal dari pimpinan untuk kebutuhan pencatatan non-kas). Mekari Jurnal mencatat bahwa setiap transaksi keuangan, sekecil apapun, harus didukung dengan bukti yang valid agar laporan keuangan bisa dipertanggungjawabkan.

Fungsi Nota Kontan dalam Pencatatan Keuangan

Dari sisi pembeli, nota kontan adalah dasar untuk mencatat pengeluaran kas di jurnal. Tanpa nota kontan, tidak ada bukti bahwa uang yang keluar memang dipakai untuk membeli sesuatu, dan ini bisa menjadi pertanyaan saat audit. Dari sisi penjual, nota kontan menjadi bukti pendapatan kas yang diterima dan dasar untuk mencatat stok barang yang sudah terjual.

Dalam konteks perpajakan, nota kontan juga berperan penting. Bagi pembeli yang perlu melaporkan pengeluaran sebagai biaya operasional untuk keperluan pajak badan, nota kontan yang lengkap dan valid memperkuat klaim bahwa pengeluaran tersebut memang terjadi dan berkaitan dengan kegiatan usaha. HashMicro mencatat bahwa nota kontan yang tidak lengkap atau tidak konsisten dengan catatan pembukuan bisa menjadi perhatian saat pemeriksaan pajak.

Nota Kontan Digital di Era Modern

Seiring dengan perkembangan teknologi, nota kontan tidak lagi harus berbentuk kertas. Struk digital yang dikirim melalui email atau aplikasi pesan, serta bukti transaksi dari sistem kasir (point of sale) yang tersimpan secara otomatis di sistem, semuanya bisa berfungsi sebagai nota kontan digital selama memuat informasi yang diperlukan.

Untuk bisnis yang menggunakan aplikasi akuntansi terintegrasi, nota kontan digital bahkan bisa langsung masuk ke jurnal tanpa proses entri manual. Ini mengurangi risiko kesalahan input dan memastikan tidak ada transaksi tunai yang terlewat dari pencatatan.

Bukti transaksi terjadinya pembelian secara tunai disebut nota kontan, dan dokumen sederhana ini adalah fondasi dari tertib administrasi keuangan dalam setiap bisnis. Selagi setiap pembelian tunai dicatat dengan benar melalui nota kontan yang disimpan dengan rapi, rekonstruksi riwayat keuangan kapan pun dibutuhkan, baik untuk audit internal maupun pemeriksaan pajak, bisa dilakukan dengan jauh lebih mudah.